Tạo phiếu học phí
Mỗi kỳ thu tiền trong JoyBird được ghi lại bằng một phiếu học phí: 1 phiếu = 1 học viên × 1 lớp × 1 kỳ (thường là 1 tháng). Số tiền trên phiếu = số buổi × học phí/buổi − giảm giá. Nếu thầy cô điểm danh đầy đủ từ trước, bước này gần như tự động — JoyBird tự đếm số buổi, không phải kiểm lại thủ công.
Tất cả thao tác nằm ở Tài chính → Học phí trên menu trái.
Chuẩn bị trước: cài học phí/buổi cho lớp
Học phí/buổi được cài ở Nhóm/Lớp, không phải từng học viên. Vào Nhóm/Lớp → mở lớp → điền ô Học phí/buổi. Lớp chưa cài giá thì phiếu tạo ra sẽ là 0đ kèm cảnh báo "Nhóm chưa cài học phí/buổi".
💡 Học viên có mức giá riêng (học bổng, anh chị em…) thì dùng ô Giảm giá trên từng phiếu — xem phần "Sửa phiếu" bên dưới.
Cách 1 — Tạo phiếu thu đầu tháng
Khi muốn thu trước vào đầu tháng cho toàn bộ lớp: bấm nút Tạo phiếu tháng … ở góc phải trang Học phí, chọn tháng, xác nhận. JoyBird tạo phiếu tháng đó cho mọi lớp có học viên, số buổi tính theo lịch dạy đã lên. Học viên đã có phiếu trong tháng sẽ được bỏ qua, không tạo trùng.
Cách 2 — Tạo phiếu cho cả khoá (kỳ tuỳ chỉnh)
Dùng khi thu một lần cho cả khoá hoặc cần một phiếu đặc biệt: thu theo khoá 8 tuần, thu nửa tháng cho học viên vào giữa chừng, phiếu học thử…
- Bấm Tạo phiếu lẻ → chọn Nhóm/Lớp.
- Chọn Kỳ thu phí: Theo tháng hoặc Tuỳ chỉnh (tự chọn từ ngày – đến ngày). Nếu khoảng ngày lệch khỏi thời gian hoạt động của lớp, JoyBird cảnh báo và gợi ý khoảng phù hợp.
- Chọn Cách tính số buổi:
| Cách tính | Cách đếm buổi | Dùng khi |
|---|---|---|
| Dự kiến | Theo lịch đã lên, kể cả buổi trong tương lai | Thu trước đầu kỳ |
| Thực tế | Chỉ buổi đã điểm danh Có mặt/Đi trễ | Thu sau khi dạy xong |
| Nhập tay | Không đếm — phiếu 0đ, thầy cô tự điền số tiền | Học thử, trọn gói, giá đặc biệt |
- Bấm Xem trước — hiển thị từng học viên với số buổi và số tiền trước khi tạo. Học viên đã có phiếu trong kỳ sẽ ghi "Đã có phiếu" và được bỏ qua; phiếu nào ra 0 buổi có cảnh báo kèm lý do.
- Kiểm tra xong, bấm Tạo N phiếu.
💡 Chọn "Thực tế" cho kỳ trong tương lai sẽ ra 0 buổi — vì chưa có điểm danh nào để đếm. Muốn thu trước thì chọn "Dự kiến".
Cách 3 — Lập phiếu từ buổi đã dạy
Đây là cách thu theo thực tế: dạy xong tháng nào, lập phiếu tháng đó, số buổi khớp đúng điểm danh.
- Vào Học phí — tab Cần xử lý mở sẵn.
- Mục §1. Cần lập phiếu liệt kê mọi buổi đã dạy xong nhưng chưa nằm trong phiếu nào, gom sẵn theo học viên × lớp × tháng. Mỗi dòng tương ứng 1 phiếu sắp tạo.
- Muốn loại một số buổi (ví dụ buổi dạy bù tính riêng), bấm mũi tên mở rộng dòng đó và bỏ chọn từng buổi.
- Xem lại dòng tổng ở cuối ("Sẽ tạo N phiếu · X buổi · Tổng …đ") rồi bấm Lập N phiếu.
Khi mục này hiển thị "Không có buổi nào chờ thu" nghĩa là mọi buổi đã dạy đều đã có phiếu.
💡 Buổi dạy bù cho một buổi huỷ đã thu tiền sẽ không xuất hiện ở đây — tiền đã thu ở phiếu chứa buổi gốc, hệ thống không nhắc thu lần hai. Xem bài Lịch dạy & buổi học phần Huỷ buổi.
Trang chi tiết phiếu
Bấm vào dòng phiếu trong danh sách để mở trang chi tiết: 3 ô số liệu (thành tiền / đã thanh toán / còn lại), chi tiết cách tính, lịch sử thanh toán, và thẻ Buổi học trong phiếu — liệt kê từng buổi đang được tính tiền kèm trạng thái. Buổi đã huỷ sẽ ghi rõ "→ bù dd/mm" (đã có buổi bù) hoặc "chưa có buổi bù" — giúp thầy cô nhận ra ngay phiếu có buổi nào cần xử lý.
Hàng nút đầu trang: Ghi nhận thanh toán, In phiếu thu, Chốt sổ (xem bài Ghi nhận thanh toán), và menu ⋯ chứa Sửa học phí / Tính lại / Xoá phiếu.
Sửa phiếu sau khi tạo
Mở phiếu → menu ⋯ → Sửa học phí. Chỉnh được số buổi, học phí/buổi, tổng tiền, giảm giá và ghi chú.
Lưu ý quan trọng: phiếu đã sửa tay sẽ chuyển sang chế độ nhập tay — JoyBird không tự tính lại số buổi cho phiếu đó nữa. Ngược lại, phiếu chưa sửa tay có nút Tính lại (trong menu ⋯) để đồng bộ số buổi khi thầy cô vừa điểm danh bổ sung, dời lịch hoặc huỷ buổi.
Xoá phiếu
Mở phiếu → menu ⋯ → Xoá phiếu — chỉ xoá được khi phiếu chưa có khoản thu nào và chưa chốt sổ. Phiếu đã xoá không mất hẳn: nó được lưu trữ ở chế độ chỉ xem để đối soát khi cần, và kỳ đó vẫn được tính là "đã có phiếu" nên không tạo lại trùng.
Câu hỏi thường gặp
Vì sao phiếu tạo ra 0 buổi? Ba lý do thường gặp: lớp chưa có lịch dạy trong khoảng đã chọn, chọn cách tính "Thực tế" cho kỳ chưa dạy, hoặc khoảng ngày nằm ngoài thời gian hoạt động của lớp. Phiếu 0 buổi vẫn tạo được — mở phiếu và chỉnh tay sau.
Học viên vắng có phép có bị tính tiền không? Theo mặc định thì không — chỉ buổi Có mặt và Đi trễ được đếm. Nếu thầy cô áp dụng chính sách "vắng vẫn thu", sửa tay số buổi trên phiếu.
Giữa tháng tăng học phí/buổi thì phiếu cũ có đổi theo không? Không. Phiếu đã tạo giữ nguyên giá tại thời điểm tạo (trừ khi bấm Tính lại). Đổi giá ở Nhóm/Lớp chỉ ảnh hưởng các phiếu tạo từ đó về sau.
Tạo phiếu 2 lần cho cùng một tháng thì sao? JoyBird chặn sẵn: mỗi học viên chỉ có 1 phiếu cho mỗi kỳ trùng nhau. Tạo lần hai sẽ báo "bỏ qua — đã có phiếu".
Huỷ một buổi thì phiếu có tự giảm tiền không? Không — các thay đổi về tiền luôn do thầy cô quyết định. Ngay lúc huỷ buổi, hệ thống hỏi thầy cô chọn: dạy bù (giữ nguyên tiền, buổi bù miễn phí), trừ vào phiếu (giảm tiền), hoặc để sau (nhắc ở tab Cần xử lý). Xem bài Lịch dạy & buổi học.