Theo dõi công nợ & nhắc phí
Khi thu tiền của nhiều học viên rải rác trong tháng, việc bỏ sót là khó tránh. Trang Tài chính → Học phí được thiết kế để mỗi lần mở lên, thầy cô thấy ngay những việc còn phải làm — lớp nào chưa lập phiếu, học viên nào chưa đóng, khoản nào quá hạn — thay vì phải dò từng dòng.
Tab "Cần xử lý" — tổng hợp việc còn lại
Đây là tab mở mặc định, chia thành 3 mục:
- §1. Cần lập phiếu — buổi đã dạy nhưng chưa nằm trong phiếu nào (xem bài Tạo phiếu học phí).
- §2. Cần thu tiền — bảng phiếu đã lập nhưng chưa thu đủ, phiếu quá hạn xếp lên đầu kèm số ngày quá hạn. Bấm Thanh toán ngay trên dòng để ghi nhận; các thao tác khác (nhắc nợ, in, xem chi tiết…) nằm trong menu ⋯ cuối dòng.
- §3. Buổi huỷ chưa xử lý — những buổi đã huỷ còn nằm trong phiếu mà lúc huỷ thầy cô chọn "Để sau". Mỗi dòng có đủ 3 nút để xử lý tại chỗ: Tạo buổi bù / Trừ vào phiếu / Bỏ qua (xem bài Lịch dạy & buổi học phần Huỷ buổi).
Ba con số tổng hợp phía trên cho biết: tiền chưa lập phiếu, tiền còn phải thu, và riêng phần đã quá hạn. Khi cả ba mục đều trống nghĩa là công việc thu học phí của tháng đã hoàn tất.
Một phiếu được coi là quá hạn khi đã qua ngày cuối của kỳ mà chưa đóng đủ — ví dụ phiếu tháng 6 nhưng sang tháng 7 vẫn còn nợ.
Cảnh báo nợ đọng từ các kỳ trước
Học viên còn nợ từ những kỳ đã qua được gom vào thanh Cảnh báo Nợ đọng học phí màu vàng đầu trang. Bấm Xem danh sách để mở bảng chi tiết: từng học viên với tổng nợ, số kỳ nợ, nợ từ kỳ nào, học lớp nào. Mỗi học viên có 2 nút:
- Xem & Thanh toán — mở thẳng phiếu nợ cũ nhất.
- Chuông — sao chép sẵn tin nhắn nhắc nợ để dán vào Zalo.
Nhắc phí qua Zalo
JoyBird không tự gửi tin nhắn cho phụ huynh — thầy cô luôn là người bấm gửi, chủ động chọn nội dung và thời điểm. Hệ thống chỉ soạn sẵn nội dung:
- Trên dòng phiếu (menu ⋯) chọn Nhắc nợ Zalo.
- Tin nhắn được điền sẵn tên học viên, lớp, kỳ, tổng học phí, đã đóng, còn lại. Sửa trực tiếp nếu cần.
- Bấm Sao chép hoặc Mở Zalo Web (tự sao chép rồi mở Zalo) → dán vào khung trò chuyện với phụ huynh.
Muốn thay đổi mẫu tin nhắn dùng lâu dài (thêm số tài khoản, hạn đóng…): trong hộp thoại nhắc nợ có phần sửa mẫu tin nhắn — dùng các biến như {studentName}, {remaining} để hệ thống tự điền, bấm lưu là mẫu mới được áp dụng cho mọi học viên. Tên thương hiệu trong tin nhắn lấy từ phần thông tin thương hiệu thầy cô cài ở Thiết lập ban đầu.
Xem lại toàn bộ phiếu: 2 tab còn lại
Tất cả phiếu — danh sách phiếu theo kỳ. Bộ lọc gồm: khoảng thời gian (mũi tên chuyển tháng, hoặc chọn nhanh Tháng này / Tháng trước / 3 tháng gần đây / Năm nay), lớp, trạng thái (Chưa đóng / Đóng một phần / Đã đóng đủ) và kiểu kỳ. Các con số tổng hợp phía trên thay đổi theo bộ lọc: tổng tiền, đã thu, còn lại — trả lời câu hỏi "tháng này doanh thu bao nhiêu, đã thu được bao nhiêu".
Theo học viên — gom mọi kỳ về một dòng cho mỗi học viên, thấy ngay ai đang nợ nhiều nhất. Đây cũng là nơi bấm Thanh toán gộp khi phụ huynh trả nợ nhiều kỳ một lần.
Xuất số liệu
Nút Xuất ở khu bộ lọc có 2 lựa chọn:
- Xuất CSV (theo bộ lọc) — bảng phiếu đúng như đang lọc, mở bằng Excel/Google Sheets.
- Xuất PDF doanh thu — báo cáo doanh thu của khoảng thời gian đang chọn, dùng để lưu trữ hoặc tổng kết cuối tháng.
Câu hỏi thường gặp
JoyBird có tự nhắn phụ huynh khi quá hạn không? Không. Hệ thống chỉ thông báo cho thầy cô và soạn sẵn tin nhắn — gửi hay không, gửi lúc nào do thầy cô quyết định. Nhắc phí là việc tế nhị, tin nhắn tự động dễ gây hiểu lầm.
Có tính lãi/phí phạt trễ hạn không? Không tự tính. Nếu thầy cô có chính sách phụ phí, sửa tay số tiền trên phiếu và ghi chú rõ.
Số nợ trên thanh cảnh báo khác số "Còn lại" ở phần tổng hợp — vì sao? Cảnh báo nợ đọng chỉ đếm các kỳ đã qua (thực sự trễ hạn), còn số "Còn lại" tính theo bộ lọc thời gian đang chọn — thường gồm cả phiếu tháng này chưa tới hạn.
Muốn xem một học viên đã đóng những gì từ trước tới nay? Tab Theo học viên → mở rộng dòng học viên đó sẽ thấy từng kỳ; hoặc vào hồ sơ học viên, tab Học phí.