Ghi nhận thanh toán
JoyBird không thu tiền hộ — phụ huynh vẫn đưa tiền mặt hoặc chuyển khoản trực tiếp cho thầy cô như trước. Hệ thống chỉ ghi lại từng khoản một cách minh bạch: khoản nào, ngày nào, hình thức gì, còn nợ bao nhiêu — để thầy cô không phải nhớ từng trường hợp.
Mỗi khoản thu được đánh số phiếu thu tự động liên tục (PH-2026-00001, 00002…) theo thứ tự thu tiền.
Ghi một khoản thu
- Vào Tài chính → Học phí, tìm phiếu cần thu — nhanh nhất là tab Cần xử lý, mục §2. Cần thu tiền.
- Bấm nút Thanh toán ngay trên dòng phiếu (hoặc mở phiếu → Ghi nhận thanh toán).
- Điền:
- Số tiền — nhập đúng số phụ huynh đã đưa. Không nhập quá số còn nợ.
- Ngày thanh toán — mặc định là hôm nay, sửa được nếu ghi bổ sung cho ngày trước.
- Hình thức — Tiền mặt / Chuyển khoản / Ví điện tử.
- Ghi chú (tuỳ chọn) — ví dụ mã giao dịch chuyển khoản, người gửi thay…
- Bấm lưu — phiếu tự cập nhật trạng thái.
Thanh toán một phần
Phụ huynh đóng trước một phần: ghi đúng số tiền đã nhận — phiếu chuyển sang Đóng một phần, phần còn nợ hiển thị rõ. Lần sau đóng tiếp thì ghi thêm khoản mới trên cùng phiếu; khi đủ tiền, phiếu tự chuyển thành Đã đóng đủ. Một phiếu có thể chứa nhiều khoản thu.
Thanh toán gộp nhiều kỳ
Khi phụ huynh trả nợ nhiều kỳ trong một lần, không cần ghi tay từng phiếu:
- Chuyển sang tab Theo học viên — mỗi dòng là tổng nợ mọi kỳ của một học viên.
- Bấm Thanh toán gộp trên dòng học viên đó, nhập tổng số tiền nhận được.
- JoyBird tự phân bổ tiền vào các phiếu cũ nhất trước — bảng phân bổ (Kỳ / Còn nợ / Sẽ trừ) hiện ngay trong hộp thoại để thầy cô kiểm tra trước khi xác nhận.
Nếu nhiều phiếu đã nhận đủ tiền toàn bộ, có cách nhanh hơn: ở tab Tất cả phiếu, đánh dấu chọn nhiều phiếu → bấm Đánh dấu Đã đóng, chọn hình thức thanh toán, hoàn tất một lượt.
Hoàn tiền
Khi học viên nghỉ giữa kỳ đã đóng tiền: mở phiếu → Ghi nhận thanh toán → đánh dấu Hoàn tiền cho học viên → nhập số tiền hoàn (tối đa bằng số đã thu). Khoản hoàn được ghi thành một dòng riêng trong lịch sử — sổ sách vẫn khớp, không phải sửa lại số liệu cũ.
Huỷ khoản thu ghi nhầm
Mở phiếu → khung Lịch sử thanh toán → bấm huỷ trên khoản ghi nhầm và nhập lý do (bắt buộc). Khoản đó không bị xoá — nó được gạch bỏ kèm lý do và thời điểm huỷ, để thầy cô luôn có căn cứ đối chiếu khi phụ huynh hỏi lại. Đây là thiết kế có chủ ý: với tiền bạc, mọi thao tác đều để lại dấu vết.
Chốt sổ — khoá phiếu đã hoàn tất
Khi phiếu đã thu đủ và đối chiếu xong: mở phiếu → bấm Chốt sổ. Phiếu bị khoá hoàn toàn: không ghi thêm khoản thu, không sửa, không tính lại, không huỷ khoản thu, không xoá — cả trong danh sách lẫn trang chi tiết chỉ còn xem và in. Nếu cần chỉnh lại, bấm Mở khoá để các thao tác trở về như cũ.
Chốt sổ phù hợp với thói quen "đầu tháng khoá sổ tháng trước": phiếu cũ đã hoàn tất thì khoá lại, tránh thao tác nhầm vào phiếu của các tháng trước. Các thao tác hàng loạt (như Đánh dấu Đã đóng) cũng tự bỏ qua phiếu đã chốt.
In phiếu thu cho phụ huynh
Trong trang chi tiết phiếu có nút In phiếu thu — mở bản in gọn để in giấy, hoặc lưu PDF gửi qua Zalo cho phụ huynh làm biên nhận.
Câu hỏi thường gặp
Phụ huynh chuyển khoản thì ghi thế nào? Chọn hình thức Chuyển khoản, dán mã giao dịch hoặc nội dung chuyển khoản vào ô ghi chú để tra soát về sau. JoyBird chưa tự đọc sao kê ngân hàng — thầy cô tự đối chiếu rồi ghi vào.
Phụ huynh đưa dư hơn số nợ thì sao? Hệ thống không cho ghi quá số còn nợ để sổ sách luôn khớp. Ghi đúng phần nợ kỳ này; phần dư ghi vào phiếu kỳ sau khi phiếu đó được tạo.
Xoá hẳn một khoản thu được không? Không — chỉ huỷ có lý do. Khoản huỷ không tính vào số đã thu nhưng vẫn nằm trong lịch sử.
Số phiếu thu bị nhảy cách (00001 rồi 00003) có sao không? Không sao — số thứ tự chỉ để nhận diện từng khoản, khoản huỷ vẫn giữ số của nó.